Những “cửa quan” hành dân: Khổ vì sao y, chứng thực

Chính phủ đã có Chỉ thị về việc giảm tải sao y, nhưng nhiều cơ quan nhà nước vẫn yêu cầu phải nộp bản có chứng thực khiến người dân gặp nhiều phiền phức.

Chỉ cần quan sát một lúc ở UBND phường là thấy rõ từ CMND, hộ khẩu, quyết định cấp số nhà, đổi số nhà, văn bằng các loại, bảng điểm… và đủ thứ giấy tờ khác được người dân đem đến sao y nhằm bổ túc hồ sơ xin điện, nước, việc làm, đăng ký kết hôn, mua bán nhà, xe, thủ tục nhà đất.

"Luật quy định thế!"

Ông Thuấn là nhân viên của một văn phòng luật sư ở Q.1 (TP.HCM) chuyên nhận làm dịch vụ giấy tờ hành chính. Nói về chuyện cái gì người ta cũng yêu cầu sao y, chứng thực, ông Thuấn than: “Yêu cầu như vậy khiến chúng tôi mỗi lần đi làm bất kỳ hồ sơ gì cho khách hàng rất là cực, mất nhiều thời gian".



Người dân chầu chực tại trụ sở phường để chứng thực giấy tờ - Ảnh: Lê Nga

Sáng 17.4, ông Thuấn cầm tập báo cáo kiểm toán của một khách hàng đi chứng thực. “Khoảng 8 giờ, tôi đến UBND P.Bến Nghé (Q.1) thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ bảo sáng nay không chứng giấy tờ vì lãnh đạo bận họp. Tôi buộc phải chạy sang UBND P.5 rồi đến P.6, P.7 (Q.3) cũng không thể công chứng được với lý do tương tự. Vì yêu cầu của khách hàng không thể chậm trễ, tôi tiếp tục phải chạy sang phường khác. Khi đến UBND P.10 (Q.3) thì mới chứng được”, ông Thuấn bức xúc. Ông cho biết thêm, ít nơi người ta chịu đối chiếu bản chính với bản sao lắm mà toàn yêu cầu phải chứng thực, sao y có đóng dấu đỏ của cơ quan công quyền.

Một ngày cuối tháng 3, chúng tôi theo chân chị N. (ngụ Q.Tân Phú) đến UBND P.Tây Thạnh, Q.Tân Phú xin cấp lại bản sao giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (xác nhận độc thân). Mặc dù đã có giấy báo mất được công an phường nơi xảy ra vụ cướp xác nhận chị bị giật túi xách, mất giấy tờ nhưng cán bộ hộ tịch vẫn yêu cầu chị N. phải làm bản cam kết và xác nhận chữ ký. Chiều 29.3, chị N. đem văn bản đã soạn sẵn đến chứng thực chữ ký, cô nhân viên phụ trách đọc đơn xong yêu cầu làm lại vì thiếu hai chữ “lý do”. Chị N. làm lại 2 bản. Sau khi chứng thực chữ ký xong, nộp phí 10.000 đồng, cô nhân viên lưu giữ lại 1 bản và bảo chị N. hôm sau quay lại làm tiếp vì nhân viên hộ tịch đi học nghiệp vụ.

Sao y chứng thực đang tiêu tốn công sức, thời gian, tài sản xã hội quá nhiều Ông Phan Văn Minh, Phó chủ tịch UBND P.Phạm Ngũ Lão (Q.1, TP.HCM)

Sáng 30.3, chị N. quay lại, cô Võ Thị Hương Giang (cán bộ hộ tịch) xem đơn và tiếp tục dùng viết đỏ sửa lại một lượt nội dung trong đơn rồi yêu cầu chứng thực chữ ký lại. Chúng tôi thắc mắc: Đương sự đã ký tên trước mặt cán bộ hộ tịch rồi sao còn bắt phải chứng thực chữ ký, cô Giang đáp gọn: “Luật quy định thế”. Chị N. lại phải ra thuê cửa hàng vi tính gần đó sửa đơn. Đơn sửa xong quay lại thì cán bộ chứng thực thông báo “lãnh đạo đi lên quận họp rồi, 9 giờ mới về”.

Thất vọng và buồn bực, chị N. chạy sang P.15, Q.Tân Bình để bắt đầu lại công đoạn nộp, chờ chứng thực chữ ký, đóng phí lại và một bản sao nữa lại được giữ lại đây. Chị N. lắc đầu ngao ngán: “Nếu đơn phải đúng từng chữ, đầy đủ câu theo quy định sao không bán luôn mẫu đơn cho dân hoặc dán đơn mẫu để dân đỡ khổ?”.

Quá tải và lãng phí

Mới 4 tháng đầu năm mà UBND P.1 (Q.8) cho biết đã sao y chứng thực hơn 8.000 bản giấy tờ các loại. Ông Nguyễn Dũng Hùng, Chủ tịch UBND P.1, than: “Công việc sao y, chứng thực hiện quá tải về con người và cả kho lưu trữ. Theo quy định, cái nào sao y chứng thực cũng phải lưu trữ lại 1 bản trong 2 năm. Trong khi đó, sao y bản chính có giá trị 3 tháng, chứng thực chữ ký giá trị 6 tháng nên khối lượng công việc này lúc nào cũng quá tải”.

Từ đầu năm đến nay, UBND P.Phạm Ngũ Lão (Q.1) đã giải quyết đến 25.000 bản giấy tờ sao y chứng thực các loại. Ông Phan Văn Minh, Phó chủ tịch UBND P.Phạm Ngũ Lão, quả quyết: “Phường này như vậy cũng chưa phải là nhiều đâu”. Ông Minh cho biết thêm: “Có người đi chứng thực ôm hồ sơ đến mà phát ngợp. Một báo cáo quyết toán chứng cả trăm bản. Hay hồ sơ đấu thầu cũng sao y hết bao này đến bao kia nên phường tốn thời gian cho công việc này quá nhiều. Riêng lãnh đạo phân công trực ký tên trên các văn bản sao y chứng thực thì ngày hôm đó không làm được việc gì khác”.

Cũng theo ông Minh, để giải quyết hết khối lượng ông việc này, cả cán bộ địa chính, hộ tịch, thương binh xã hội… đều được huy động hỗ trợ cho bộ phận sao y chứng thực. “Sao y chứng thực đang tiêu tốn công sức, thời gian, tài sản xã hội quá nhiều”, ông Minh nói.

Chỉ cần đối chiếu bản chính Ngày 5.3.2001, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị 01/2001 (về triển khai thực hiện Nghị định của Chính phủ về công chứng, chứng thực), nêu rõ: “Riêng về việc sao y giấy tờ, Bộ Tư pháp phối hợp với Bộ GD-ĐT, Bộ LĐ-TB-XH và Ban Tổ chức - cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) tiến hành rà soát để hủy bỏ các quy định bắt buộc người dân phải nộp bản sao giấy tờ do phòng công chứng chứng nhận trong hồ sơ tuyển sinh, tuyển dụng, bổ nhiệm, tuyển lao động, giải quyết chính sách...; Bộ GD-ĐT có trách nhiệm hướng dẫn các trường học, cơ sở giáo dục và đào tạo trong cả nước về việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ và các giấy tờ khác từ sổ gốc, không dồn công việc cho cơ quan công chứng, chứng thực. Cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận giấy tờ xét thấy cần bản chính để đối chiếu thì phải tự mình đối chiếu bản chụp với bản chính". Theo điều 6, Nghị định 79/2007 của Chính phủ (về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký), thì “cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính”.

Lê Nga - Đình Phú